Boekhoudprogramma nodig?

✔ Welke boekhoudprogramma eenmanszaak past bij mij?

Het boekhoudprogramma’s overzicht helpt om ieder boekhoudprogramma te vergelijken met opties van andere leveranciers. De reden dat we niet één beste boekhoudprogramma hebben gekozen is dat niet alle bedrijven op dezelfde wijze werken. Wel of geen personeel, een interne administratie of een externe boekhouder, B2B of B2C; stem de keuze voor het pakket af op de situatie.

✔ Wat kost online boekhouden?

De e boekhouden kosten kunnen flink oplopen, gelukkig zijn er uitgevers die een gratis demo aanbieden of een flexibel opzegbaar abonnement. Zo is het mogelijk om gratis of tegen lage kosten een pakket te testen op functionaliteit. Naast de kosten kan de tijdsinvestering ook een rol spelen.

Een flexibel abonnement lijkt op het eerste gezicht aantrekkelijk te zijn omdat je nergens aan vast zit.

Maar is de data eenvoudig te exporteren of te converteren naar een andere aanbieder als je wilt overstappen? Een dagelijks opzegbaar abonnement heeft weinig zin als de data verloren gaat.

De kosten voor boekhouden online voor kleine tot middelgrote bedrijven variëren van minder dan tien euro per maand tot enkele tientjes op maandbasis.

Er zijn veel duurdere pakketten maar die zijn meer voor grote organisaties en multinationals bestemd. Die zijn niet alleen veel duurder maar bieden vaak opties waar je als kleinere ondernemer geen voordeel van zult hebben.

✔ Wat is het verschil tussen boekhouder en accountant?

De Belastingdienst heeft jaren geleden een campagne gevoerd met de slogan “leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel”. Of dat gelukt is valt te betwijfelen, gelukkig hebben ontwikkelaars van boekhoudsystemen hun best gedaan om het voeren van de administratie aanzienlijk eenvoudiger te maken.

Het is zeer zeker mogelijk om een boekhoudprogramma als ZZP of MKB onderneming te gebruiken om zelfstandig de BTW aangifte in te dienen. Voor de jaaropgave zal vaak een specialist ingeschakeld worden.

Niet alleen om te voldoen aan de wetgeving maar ook om minder belasting te betalen.

Het beste boekhoudprogramma is voor het grootste deel in staat om een boekhouder te vervangen.

Dit is namelijk een persoon die de cijfers netjes op een rijtje zet, in de juiste kolommen en volgens de regels. Een boekhouder is echter niet hetzelfde als een accountant. Dit is namelijk een beschermd beroep met de verplichting om een opleiding af te ronden en zich te laten inschrijven bij een beroepsgroep.

Als de onderneming verplicht is om een jaarrekening op te stellen en in te dienen dan zal hier altijd een accountant aan te pas moeten komen. Daarnaast zijn er nog fiscalisten of belastingadviseurs.

Dit zijn professionals die niet dezelfde bevoegdheden hebben als accountants maar wel verder gaan dan de boekhouding verwerken.

Zij zorgen ervoor dat je maximaal voordeel behaalt uit de belastingregels en minder belasting hoeft af te dragen.

Een goed online boekhoudprogramma eenmanszaak biedt de mogelijkheid om meerdere gebruikers met verschillende rechten toe te voegen. Zo kunnen er meer personen een bijdrage leveren aan het voeren van de administratie.

Vanuit verschillende locaties en met specifieke bevoegdheden. Dit helpt de administratieve taken te stroomlijnen en kosten te besparen.

✔ Kosten voor boekhouden bij ZZP of MKB

Wat kost een boekhoudprogramma voor ZZP? Een zelfstandig ondernemer voert zelf alle taken uit. Dit betekent dat het pakket ook door slechts één persoon gebruikt wordt. Dit maakt de kosten voor een boekhoudprogramma vergelijken eenvoudig omdat er slechts één gebruiker is.

De meeste boekhoudsystemen worden namelijk onder licentie genomen op basis van het aantal gebruikers. Als er meer personen zijn die een bijdrage leveren aan de administratie, dan zullen de kosten ook oplopen.

Denk aan iemand van de salarisadministratie of iemand die bonnen van de buitendienst beheert. Het is mogelijk om voor minder dan 10 euro per gebruiker te beginnen.

Afhankelijk van de behoefte kunnen de kosten oplopen tot zo’n 40 tot 50 euro per gebruiker. Dit heeft ook te maken met het aantal optionele modules.

Om de totale e boekhouden kosten in kaart te brengen is het van belang om alle opties en de bijbehorende tarieven na te lopen alvorens een keuze te maken.

✔ Voordelen van online boekhouden

Laten we nog even enkele voordelen van online boekhouden op een rijtje zetten. Controleer in ons boekhoudprogramma’s overzicht of deze opties beschikbaar zijn bij het maken van een keuze. Volg de links voor meer informatie.

• 24 uur per dag, 7 dagen per week:

  De wereld stopt niet met draaien als de deur wordt gesloten op vrijdagmiddag. In de huidige wereld van e-commerce loopt de administratie ook gewoon door.

  Daar hoef je gelukkig niet steeds zelfs mee bezig te zijn, het is wel prettig als je de laatste transacties kunt bekijken. Denk aan een webshop die altijd geopend is voor klanten.

• Overal in de wereld toegang:

  Het is geen leuke gedachte om tijdens de vakantie op het strand overspoeld te worden met berichten.

  Het klinkt een stuk beter als je tijdens werkuren op hetzelfde strand kunt liggen met een smartphone in je hand. Waar je ook bent, je houdt zicht op de administratie.

  Zo ben je niet langer afhankelijk van een kantoor of vaste locatie.

• Optimale beveiliging:

  een online boekhoudprogramma moet uiteraard wel goed beveiligd zijn. Hier zijn diverse encryptie methoden voor zoals tweestaps verificatie of een unieke identificatie code.

  Online bestandsbeheer kan veiliger zijn dan offline opties. Dit geldt niet alleen voor hackers maar ook zeker data verlies vanwege een harddrive die niet meer werkt.

• Deelopties:

  In het boekhoudsysteem is het mogelijk om rechten toe te kennen per gebruiker.

  Zo kan er een administrator zijn, iemand die de crediteuren administratie bijhoudt of juist zorg draagt voor de debiteuren. Als er bedrijfsvoertuigen beheerd worden dan kan de ritadministratie als los onderdeel beschouwd worden.

  De boekhouder zal dan alle eindjes aan elkaar knopen, indien van toepassing zonder persoonlijke informatie over de werknemers.

• Lage kosten:

  Is een pakket met maandelijkse kosten duurder dan een pakket met eenmalige aanschaf?

  Houd er rekening mee dat een virusscanner, backup van data of een snelle PC ook meegeteld moet worden bij offline werken.

  Bij een online boekhoudprogramma eenmaanszaak zullen alle kosten in één tarief verwerkt zijn. Zo vallen de kosten in de praktijk vaak reuze mee.

• Altijd up-to-date:

  Een boekhoudprogramma via een online app of browser zal regelmatig van updates worden voorzien.

  Dit kunnen cosmetische verbeteringen zijn maar ook nieuwe belastingregels of betere beveiliging. Hier hoef je als gebruiker niets voor te doen.

• Service inbegrepen:

  Ondersteuning bij technische of inhoudelijke vragen zal in de kosten inbegrepen zijn. Let hierbij wel op, aanbieders kunnen onderscheid maken in standaard of premium service ondersteuning.

  Denk hierbij aan live chat, telefonisch contact of hulp per mail.

Naast regels omtrent de fiscaliteiten dient er ook rekening gehouden te worden met de wet bescherming persoonsgegevens. De Europese AVG richtlijnen moeten eveneens nageleefd worden. Vraag indien van toepassing naar een verwerkersovereenkomst met de betrokken partijen.

✔ Zo stap je over naar een ander boekhoudprogramma ZZP

Een belangrijke reden dat veel ondernemers nog steeds bij hun Excel sheet of oud boekhoudsysteem blijven is het werk dat overstappen met zich meebrengt. Gelukkig hoeft dit niet zo ingewikkeld te zijn.

Een eenvoudig boekhoudprogramma voor ZZP is snel aan te leren, daarnaast zullen er vaak import opties zijn om bestaande data snel in te voeren.

✔ Maak gebruik van auditfiles

Als je nu al gebruik maakt van een (offline) pakket, dan is de kans groot dat je een auditfile kunt exporteren. Dit is een bestand in het XAF formaat.

Je kunt dit bestand vervolgens laden of importeren in het nieuwe systeem en direct verder gaan waar je gebleven bent.

Bij boekhoudprogramma vergelijken is dit ook zeker een kenmerk om op te letten, voor het geval je later wilt overstappen.

✔ Maak gebruik van import en export

Een andere manieren is exporteren via Excel bestanden die je kunt importeren in het nieuwe programma.

De meeste boekhoudsystemen eenmanszaak kunnen overweg met Excel. Let daarbij op de juiste indeling en controleer of alle velden op de juiste plaats komen te staan in het nieuwe systeem.

Mocht je hier niet uitkomen, neem dan contact op met een boekhouder. Een beginbalans is de meest eenvoudige manier om de draad weer op te pikken zonder informatie te verliezen.